Obblighi di consegna e di acquisizione della documentazione connessa all’instaurazione del rapporto di lavoro

Il Ministero del Lavoro e delle Politiche sociali ha pubblicato l’interpello del 30 settembre 2026sulle modalità digitali di assolvimento degli obblighi di consegna e di acquisizione della documentazione connessa all’instaurazione del rapporto di lavoro.

I quesiti posti erano i seguenti:

1. se gli obblighi di consegna al lavoratore di documenti che non richiedono attività compilativa o dichiarativa da parte dello stesso possano essere assolti mediante messa a disposizione in un'area riservata di una piattaforma informatica accessibile al solo lavoratore interessato;
2. se la compilazione e la sottoscrizione della documentazione contenente dichiarazioni di scienza o di volontà del lavoratore possano essere effettuate mediante applicativi digitali o strumenti informatici equivalenti, previa identificazione elettronica del dichiarante e nel rispetto della disciplina di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell’Amministrazione Digitale - CAD).

Con riferimento al primo quesito, il Ministero ha concluso che, in assenza di disposizioni che prescrivano specifiche modalità di consegna, gli obblighi documentali possono essere assolti mediante messa a disposizione dei documenti in un'area riservata della piattaforma aziendale accessibile esclusivamente al lavoratore interessato, purché siano garantiti: a) l'identificazione dell'utente e la sicurezza del processo di accesso; b) l'accessibilità e la disponibilità della documentazione da parte del lavoratore, intese come possibilità di visionare, conservare e riprodurre i documenti; c) l'integrità dei documenti; d) la tracciabilità della data di messa a disposizione e, ove richiesta, della presa visione da parte del lavoratore.

Con riguardo al secondo quesito, il Ministero non ha ravvisato elementi ostativi alla digitalizzazione degli adempimenti sopra richiamati. In particolare, per i documenti a contenuto meramente informativo – si legge - è sufficiente la messa a disposizione tracciata secondo le garanzie indicate con riferimento al primo quesito; per i documenti che contengono dichiarazioni di scienza o di volontà del lavoratore è necessaria la sottoscrizione con firma digitale, firma elettronica qualificata o firma elettronica avanzata, ovvero la formazione del documento con il processo di cui all'articolo 20, comma 1-bis, del CAD, non essendo sufficiente la sola identificazione mediante SPID o CIE. Restano fermi gli eventuali requisiti di forma e i termini prescritti dalla disciplina propria di ciascun documento, la cui verifica compete al datore di lavoro, nel rispetto del CAD, del Regolamento eIDAS e delle pertinenti Linee guida AgID.

Il documento ricorda comunque che, per tutte le tipologie di documenti oggetto dell’interpello, il datore di lavoro dovrà essere in grado di dimostrare, anche in occasione di eventuali accertamenti ispettivi, l'effettivo assolvimento degli adempimenti e la corretta formazione dei documenti, mediante la conservazione delle evidenze informatiche idonee a comprovare l'avvenuta messa a disposizione della documentazione e, nei casi in cui sia richiesta una dichiarazione del lavoratore, la riconducibilità della stessa al soggetto dichiarante con le modalità sopra richiamate.