Condizioni di lavoro trasparenti e prevedibili: oggetto e modalità di adempimento degli obblighi informativi posti a carico del datore dal ‘decreto trasparenza’

Il d.lgs. n. 104/2022, pubblicato in GU il 29 luglio 2022, ha dato attuazione alla direttiva (UE) 2019/1152, relativa a condizioni di lavoro trasparenti e prevedibili nell’Unione.

Le nuove disposizioni, in vigore dal 13 agosto 2022, ampliano il corredo informativo da destinare al lavoratore previsto dal d.lgs. n. 152/1997.

L’Ispettorato Nazionale del Lavoro ha già emanato una circolare (n. 4/2022) per fornire i primi chiarimenti.

Ecco una panoramica dei nuovi obblighi informativi.

A chi si applica il nuovo decreto

Le disposizioni di cui al d.lgs. n. 104/2022 si applicano a tutti i rapporti di lavoro già instaurati alla data del 1° agosto 2022.

Oggetto del decreto

Il d.lgs. n. 104/2022 disciplina il diritto all’informazione sugli elementi essenziali del rapporto di lavoro e sulle condizioni di lavoro e la relativa tutela.

Rapporti di lavoro ai quali si applicano gli obblighi informativi

Le nuove disposizioni trovano applicazione in relazione ai seguenti rapporti di lavoro:

1. contratto di lavoro subordinato, compreso quello di lavoro agricolo, a tempo indeterminato e determinato, anche a tempo parziale;

•  contratto di lavoro somministrato;

• contratto di lavoro intermittente;

• rapporto di collaborazione con prestazione prevalentemente personale e continuativa organizzata dal committente (art. 2, co. 1, d. lgs. 81/2015;

• contratto di collaborazione coordinata e continuativa di cui all'articolo 409, n. 3, del codice di procedura civile;

• contratto di prestazione occasionale di cui all'articolo 54-bis del decreto-legge 24aprile 2017, n. 50, convertito, con modificazioni, dalla legge 21 giugno 2017, n. 96.

Le previsioni del d. lgs. n. 104/22 si applicano anche:

1. ai lavoratori marittimi e ai lavoratori della pesca, fatta salva la disciplina speciale vigente in materia;
2. ai lavoratori domestici.

Sono invece esclusi:

1. i rapporti di lavoro autonomo di cui al titolo III del libro V del codice civile e quelli di lavoro autonomo di cui al decreto legislativo 28 febbraio 2021, n. 36;

• i rapporti di lavoro caratterizzati da un tempo di lavoro predeterminato ed effettivo di durata pari o inferiore a una media di tre ore a settimana in un periodo di riferimento di quattro settimane consecutive;

• i rapporti di agenzia e rappresentanza commerciale;

• i rapporti di collaborazione prestati nell’impresa del datore di lavoro dal coniuge, dai parenti e dagli affini non oltre il terzo grado, che siano con lui conviventi;

•  i rapporti di lavoro del personale dipendente di amministrazioni pubbliche in servizio all’estero,

Le informazioni oggetto degli obblighi informativi

Il datore di lavoro pubblico e privato è tenuto a comunicare al lavoratore le seguenti informazioni:

1. l’identità delle parti, compresa quella dei co-datori;
2.  il luogo di lavoro. In mancanza di un luogo di lavoro fisso o predominante, il datore di lavoro comunica che il lavoratore è occupato in luoghi diversi, o è libero di determinare il proprio luogo di lavoro;
3.  la sede o il domicilio del datore di lavoro;
4. l’inquadramento, il livello e la qualifica attribuiti al lavoratore; in alternativa, le caratteristiche o la descrizione sommaria del lavoro;
5. la data di inizio del rapporto di lavoro;
6. la tipologia di rapporto di lavoro, precisando, in caso di rapporti a termine, la durata prevista dello stesso;
7. nel caso di lavoratori dipendenti da agenzia di somministrazione di lavoro, l'identità delle imprese utilizzatrici, quando e non appena è nota;
8.  la durata del periodo di prova, se previsto;
9.  il diritto a ricevere la formazione erogata dal datore di lavoro, se prevista;
10.  la durata del congedo per ferie, nonché degli altri congedi retribuiti cui ha diritto il lavoratore o le modalità di determinazione e di fruizione degli stessi;
11. la procedura, la forma ed i termini del preavviso in caso di recesso del datore di lavoro o del lavoratore;
12. l’importo iniziale della retribuzione o comunque il compenso e i relativi elementi costitutivi, con l’indicazione del periodo e delle modalità di pagamento;
13.  la programmazione dell’orario normale di lavoro e le eventuali condizioni relative al lavoro straordinario e alla sua retribuzione, nonché le eventuali condizioni per i cambiamenti di turno, se il contratto di lavoro prevede un'organizzazione dell'orario di lavoro in tutto o in gran parte prevedibile;

• se il rapporto di lavoro, caratterizzato da modalità organizzative in gran parte o interamente imprevedibili, non prevede un orario normale di lavoro programmato, il datore di lavoro deve informare il lavoratore circa:

• la variabilità della programmazione del lavoro, l’ammontare minimo delle ore retribuite garantite e la retribuzione per il lavoro prestato in aggiunta alle ore garantite;
• le ore e i giorni di riferimento in cui il lavoratore è tenuto a svolgere le prestazioni lavorative;
• il periodo minimo di preavviso a cui il lavoratore ha diritto prima dell'inizio della prestazione lavorativa e, ove ciò sia consentito dalla tipologia contrattuale in uso e sia stato pattuito, il termine entro cui il datore di lavoro può annullare l’incarico;

• il contratto collettivo, anche aziendale, applicato al rapporto di lavoro, con l’indicazione delle parti che lo hanno sottoscritto;
•  gli enti e gli istituti che ricevono i contributi previdenziali e assicurativi dovuti dal datore di lavoro e qualunque forma di protezione in materia di sicurezza sociale fornita dal datore di lavoro stesso;

Non vi è più il riferimento alla possibilità di rendere alcune informazioni al lavoratore mediante il rinvio alle norme del contratto collettivo applicato.

Tuttavia, fermo restando che con la consegna del contratto individuale di lavoro o di copia della comunicazione di instaurazione del rapporto di lavoro (cfr. infra) il lavoratore deve essere già informato sui principali contenuti degli elementi sopra elencati (ad es. orario di lavoro giornaliero per n. giorni alla settimana; importo retribuzione mensile per numero delle mensilità ecc.), la relativa disciplina di dettaglio potrà essere comunicata attraverso il rinvio al contratto collettivo applicato o ad altri documenti aziendali qualora gli stessi vengano contestualmente consegnati al lavoratore ovvero messi a disposizione secondo le modalità di prassi aziendale.

Modalità di comunicazione delle informazioni

Le informazioni elencate devono essere comunicate a ciascun lavoratore in modo chiaro e trasparente in formato cartaceo oppure elettronico.

Pertanto, al fine di agevolare l’assolvimento dei nuovi adempimenti, è possibile trasmettere le informazioni:

• a mezzo e-mail personale del lavoratore;
• a mezzo e-mail aziendale fornita dal datore di lavoro;
• mediante messa a disposizione sulla rete intranet aziendale dei relativi documenti (previa consegna di username e password).

Le medesime informazioni devono essere conservate e rese accessibili al lavoratore ed il datore di lavoro ne conserva la prova della trasmissione o della ricezione per la durata di cinque anni dalla conclusione del rapporto di lavoro.

La disposizione sulla durata della conservazione della prova della trasmissione o della ricezione delle informazioni dovute ai lavoratori è priva di un diretto presidio sanzionatorio giacché, in caso di inosservanza, i relativi obblighi saranno da ritenersi omessi e troveranno applicazione le sanzioni previste nel novellato art. 19, comma 2, del d. lgs. n. 276/2003 (cfr. infra).

Quando e dove

Le informazioni devono essere comunicate al lavoratore all’atto dell’instaurazione del rapporto di lavoro e prima dell’inizio dell’attività lavorativa, attraverso la consegna, alternativamente,

1. del contratto individuale di lavoro redatto per iscritto;
2. della copia della comunicazione di instaurazione del rapporto di lavoro di cui all’articolo 9-bis del decreto-legge 1° ottobre 1996, n. 510.

Le informazioni eventualmente non contenute in tali documenti sono in ogni caso fornite per iscritto al lavoratore entro i sette giorni successivi all’inizio della prestazione lavorativa. Le informazioni di cui alle lettere g), i), l), m), q) e r) possono essere fornite al lavoratore entro un mese dall’inizio della prestazione lavorativa.

In caso di estinzione del rapporto di lavoro prima della scadenza del termine di un mese dalla data dell’instaurazione, al lavoratore deve essere consegnata, al momento della cessazione del rapporto stesso, una dichiarazione scritta contenente le informazioni ove tale obbligo non sia stato già adempiuto.

Ulteriori obblighi informativi nel caso di utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati

Il datore di lavoro/committente è tenuto ad informare il lavoratore dell’utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati deputati a fornire indicazioni rilevanti ai fini della assunzione o del conferimento dell’incarico, della gestione o della cessazione del rapporto di lavoro, dell’assegnazione di compiti o mansioni nonché indicazioni incidenti sulla sorveglianza, la valutazione, le prestazioni e l’adempimento delle obbligazioni contrattuali dei lavoratori.

Il datore di lavoro o il committente dovrà fornire al lavoratore, unitamente alle informazioni sopra elencate, prima dell’inizio dell’attività lavorativa, le seguenti ulteriori informazioni:

1. gli aspetti del rapporto di lavoro sui quali incide l’utilizzo dei sistemi;
2. gli scopi e le finalità dei sistemi
3. la logica ed il funzionamento degli stessi;
4. le categorie di dati ed i parametri principali utilizzati per programmare o addestrare i sistemi, inclusi i meccanismi di valutazione delle prestazioni;
5. le misure di controllo adottate per le decisioni automatizzate, gli eventuali processi di correzione e il responsabile del sistema di gestione della qualità;
6. il livello di accuratezza, robustezza e cybersicurezza dei sistemi e le metriche utilizzate per misurare tali parametri, nonché gli impatti potenzialmente discriminatori delle metriche stesse.

Le informazioni dovranno essere fornite in modo trasparente, in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico.

Il lavoratore, direttamente o per il tramite delle rappresentanze sindacali aziendali o territoriali, avrà diritto di accedere ai dati e di richiedere ulteriori informazioni concernenti gli obblighi informativi. Il datore di lavoro o il committente sono tenuti a trasmettere i dati richiesti e a rispondere per iscritto entro trenta giorni.

Inoltre, il lavoratore, almeno 24 ore prima, dovrà essere informato, sempre per iscritto, di ogni modifica incidente sulle informazioni fornite che comporti variazioni delle condizioni di svolgimento del lavoro.

Modifica degli elementi del contratto dopo l’assunzione

Qualsiasi variazione degli elementi oggetto dell’obbligo informativo che non derivi direttamente dalla modifica di disposizioni legislative o regolamentari, ovvero dalle clausole del contratto collettivo, dovrà essere comunicata al lavoratore, per iscritto, entro il primo giorno di decorrenza degli effetti della modifica.

Sanzioni

Il lavoratore denuncia il mancato, ritardato, incompleto o inesatto assolvimento degli obblighi informativi all’Ispettorato nazionale del lavoro che, compiuti i necessari accertamenti, applica la sanzione amministrativa pecuniaria da euro 250 a euro 1.500,00 per ogni lavoratore interessato.

Per un ulteriore approfondimento si segnala Sulla moltitudine degli obblighi d’informazione ai lavoratori introdotti con l’attuazione della normativa comunitaria relativa a condizioni di lavoro trasparenti e prevedibili di Mauto Marrucci.